Vous trouverez des vade-mecum concernant la médiation sur internet, dont celui du Barreau de Paris (http://www.avocatparis.org/system/files/editos/vademecum_mediation.pdf) qui est une compilation bien pensée des textes en vigueur, des modalités de la médiation judiciaire et des qualités du médiateur, des règles de la médiation, reprenant la charte déontologique du médiateur.
Je vous propose ce vade mecum de la pratique du médiateur au cours de la médiation, issue de mes expériences, centré sur la marche à suivre par le médiateur avant, pendant et après la médiation.
I – AVANT la médiation
A – Ensuite de votre désignation par le Juge :
1 – Accusez réception très rapidement de votre désignation auprès du Greffe compétent ;
2 – Prenez contact, si possible, téléphoniquement, sinon par mail, pour joindre au plus vite les participants à la médiation et leurs avocats, sinon par courrier… ;
– Utilisez du papier à entête (suivant le cas : celui de votre centre sinon le vôtre si vous êtes désigné à titre individuel) pour tous les courriers que vous devez faire dans le cadre des médiations qui vous sont confiées par le juge ou par un particulier. Si vous êtes désigné par votre centre, vous utiliserez son papier à entête ; de même pour les conventions initiales de médiation ;
– Attention : AUCUN papier à entête pour les protocoles d’accords de médiation, et vous ne signez pas le protocole, faute d’engager votre responsabilité ;
– Rappelez votre appartenance à votre centre et à votre fédération (pour la FFCM, dès que vous avez satisfait à ses conditions d’agrément) dans les courriers et la convention, signés par tous les participants et les co-médiateurs ;
– Dans vos courriers, rappelez les références de la mission de médiation qui sont celles qui vous seront communiquées par votre centre qui gère les médiations et leur donne un numéro à leur arrivée (par exemple : date du jour de la saisine par le particulier) et, pour le tribunal, ajouter le numéro de rôle de l’affaire enregistrée par le Greffe, avec numéro et date de l’ordonnance ou du jugement vous ayant désigné) ;.
– ou celles que vous aurez choisies pour votre exercice personnel et, pour le tribunal, ajouter le numéro de rôle de l’affaire enregistrée par le greffe avec numéro et date de l’ordonnance ou du jugement vous ayant désigné ;
Je conseille de tenir un registre sur lequel sont enregistrées les médiations, au fur et à mesure des désignations.
– Informez régulièrement de façon très succincte le juge (ou le juge chargé des médiations) de l’avancée de votre mission : en lui donnant la date et le lieu des rendez-vous. Il appréciera que vous le teniez informé.
3 – Présentez la médiation aux avocats et décidez du LIEU NEUTRE des RENDEZ-VOUS avec eux et leurs clients ;
– Appelez ensuite les clients-médieurs pour leur expliquer la médiation et commencer ce qui sera le premier rendez-vous (d’information à la médiation) car ils voudront déjà vous exposer le problème seul à seul ; ECOUTEZ-les !
4 – Préparez le lieu du rendez-vous de façon à ce que ce lieu soit rendu neutre s’il ne l’est pas déjà (maison des associations par exemple) ;
5 – Préparez-vous mentalement en faisant le VIDE en VOUS avant de recevoir les participants à la mission de médiation qui vous a été confiée.
B – Ensuite de votre désignation par un ou des particulier(s) :
1 – Cette désignation se fait le plus souvent par un appel téléphonique du futur médieur et correspond de ce fait au premier contact au cours duquel vous lui expliquez la médiation et commencez le premier rendez-vous car il voudra d’emblée vous expliquer le problème seul à seul ; ECOUTEZ-LE ! Faute de quoi le contact ne sera pas bon ;
2 – Accusez réception de la désignation de ce futur participant par mail en lui redemandant les coordonnées de son contradicteur pour vous permettre de le contacter s’il ne le fait pas lui-même ;
3 – Prenez contact si possible téléphoniquement, sinon par mail, pour joindre au plus vite les autres participants à la médiation et leurs avocats (s’il y en a), sinon par courrier ;
4 – Présentez la médiation aux avocats d’abord, s’il y en a, sinon aux futurs médieurs ;
5 – Décidez du LIEU NEUTRE des RENDEZ-VOUS avec les participants ;
– Préparez le lieu du rendez-vous de façon à ce que ce lieu soit rendu neutre s’il ne l’est pas déjà (maison des associations par exemple) ;
6 – Préparez-vous mentalement en faisant le VIDE en VOUS avant de recevoir les participants à la mission de médiation qu’ils vous ont confiée ;
7 – Faites entrer toutes les personnes en même temps (vous avez un bouton spécial pour ce faire au niveau de la « salle d’attente » de la visioconférence).
II – PENDANT la médiation, quelle qu’elle soit (Pour une médiation en présentiel comme en visio-conférence)
– Soyez souriant et avenant (en Visio vous aurez le nom des personnes qui s’affiche directement au bas de la case dans laquelle il apparaît (attention au petit rigolo qui se fait appeler « Truc ») ;
– Rappelez l’objet de votre mission, si nécessaire, lisez l’ordonnance ;
– ou si vous n’avez aucun renseignement : indiquez seulement que vous avez été choisi par les médieurs pour les aider à régler leur différend ;
– Présentez la médiation succinctement. J’enseigne comme tous la PORTE présentée par Jacques SALZER mais, en pratique, on se rend souvent compte que les médieurs s’impatientent et veulent rentrer dans le vif du sujet qui les préoccupent. Adaptez-vous ;
– ÉCOUTEZ activement et pleinement ;
– Questionnez sobrement, reformulez faites appel à votre esprit de synthèse en respectant les mots des participants ;
– Interrogez leurs ressentis ;
– Suscitez leur imagination ;
– Respectez leurs silences ;
– … (rappelez-vous les enseignements que vous avez reçus en n’oubliant pas que le processus n’est que la rampe de sécurité de l’escalier que vous montez avec les médieurs du QUOI vers le COMMENT ?
ET,
En co-médiation, vous travaillez de concert avec votre co-médiateur, tuteur ou pas. Ce qui signifie que :
– les courriers et démarches sont faites en commun,
– briefez-vous quant aux contacts, courriers, appels téléphoniques que vous recevez ou que vous donnez, avant et après chaque action ou non-action de médiation, lesquelles doivent être décidées en commun :
– Consultez-vous avant et après chaque rendez-vous de médiation pour choisir la (les) technique(s) à utiliser, vous répartir les interventions, les rôles…
– Faites systématiquement ENSEMBLE caucus-aparté avec chacun des médieurs ;
Voir mon article à ce sujet :
https://chantaljamet.wordpress.com/2018/05/06/la-co-mediation/
– s’il n’y a pas de protocole, indiquez au juge les avancées qui ont été faites pendant votre mission, en restant totalement neutre et en ne lui rapportant que ce que les participants à la médiation vous auront autorisé à rapporter (ou ce qui sera marqué dans un PV d’AG par exemple…) ;
– Rédigez pour ce faire un compte-rendu succinct (pas un rapport) contenant les noms des participants, les références de l’affaire (personnelles et/ou tribunal), les dates et lieu des rendez-vous, les avancées qui ont été faites en médiation, compte-rendu que vous remettrez aux participants et au juge : N’Y SERA INDIQUÉ QUE CE QUE LES PARTICIPANTS ACCEPTERONT d’Y VOIR FIGURER.
III – APRÈS la médiation, quelle qu’elle soit
– Envoyez le protocole au juge qui vous a désigné ou au juge chargé des médiations, les participants ayant eu le protocole signé à la fin du dernier rendez-vous ;
– Pensez à vous faire régler de vos honoraires en les réajustant si nécessaire (en fonction du nombre d’heures de médiations… et avec l’accord des participants) et à donner ou à envoyer votre facture finale ;
– Faites taxer vos honoraires et frais par le juge selon les modalités qui vous seront indiquées par le tribunal qui, généralement, vous envoie le modèle avec l’ordonnance ;
– Envoyez un questionnaire post-médiation à vos clients-médieurs, au plus tard un mois après la médiation ;
– Faites votre débriefing de la médiation, seul puis en commun avec votre ou vos co-médiateurs :
– Je vous conseille vivement de rédiger un compte-rendu personnel après chaque rendez-vous de médiation, ce qui vous permet de mettre par écrit ce qui vous a causé problème ou ce que vous avez réussi (parfois trop vite) et pour vous préparer au rendez-vous suivant.
– En outre, ces compte-rendus vous serviront pour les séances de supervision et d’analyses des pratiques que vous devez suivre dans le cadre de votre formation permanente obligatoire de 20 heures minimum par an.
Bonne médiation !
Chantal JAMET – Tél 06 22 41 48 80
